E-facturatie in België: Verplichte B2B e-invoicing via Peppol sinds 1 januari 2026
Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische BTW-geregistreerde bedrijven structuur digitale facturen uitwisselen via het Peppol-netwerk voor B2B-transacties. PDF-facturen verstuurd per e-mail voldoen niet aan deze verplichting. Bedrijven die uitsluitend aan consumenten verkopen, hoeven geen structuur digitale facturen te versturen aan particulieren, maar moeten wel in staat zijn ze te ontvangen van hun bedrijfsvendors.
Belangrijkste punten
- Alle Belgische BTW-geregistreerde bedrijven moeten structuur digitale facturen uitwisselen via het Peppol-netwerk voor B2B-transacties sinds 1 januari 2026.
- PDF-facturen verstuurd per e-mail voldoen niet aan de gestelde vereisten voor B2B-transacties.
- Bedrijven die uitsluitend aan consumenten verkopen, hoeven geen structuur digitale facturen te versturen aan particulieren, maar moeten wel in staat zijn ze te ontvangen van hun bedrijfsvendors.
- Exempties onder Artikel 44 BTW-Wetboek gelden voor bepaalde medische, onderwijs-, kinderopvang-, sociale en culturele activiteiten.
- Een conceptvoorstel voor elektronische rapportage van bepaalde factuurgegevens is goedgekeurd, maar bevindt zich nog in een vroege wetgevende fase.
Context
Belgiums verplichte B2B e-invoicing-regime via Peppol is sinds 1 januari 2026 volledig van kracht. Deze verplichting geldt voor alle Belgische BTW-registreerde bedrijven en vereist de uitwisseling van structuur digitale facturen via het Peppol-netwerk voor B2B-transacties. Het Peppol-netwerk is een veilig inter-systeemnetwerk waar facturen worden overgedragen tussen boekhoud- en facturering software systemen die op het netwerk zijn geregistreerd.
De verplichting om structuur digitale facturen te gebruiken, betekent dat PDF-facturen die per e-mail worden verstuurd niet voldoen aan de gestelde vereisten voor B2B-transacties. Alternatieve structuur formaten die voldoen aan de EU-norm EN 16931 en non-Peppol leveringskanalen zijn toegestaan, maar alleen als beide partijen vooraf een schriftelijke overenkomst hebben gesloten.
Scope en Formaat Validiteit
De scope van de verplichte B2B e-invoicing omvat alle Belgische BTW-registreerde bedrijven die transacties uitvoeren met andere bedrijven. Dit betekent dat alle facturen tussen deze partijen moeten worden overgedragen via het Peppol-netwerk. Het is belangrijk om te begrijpen dat Peppol geen website of portal is, maar een netwerk waarop boekhoud- en facturering software systemen zijn geregistreerd om documenten veilig uit te wisselen.
Het formaat van de facturen moet structuur zijn en voldoen aan de gestelde vereisten. PDF-facturen die per e-mail worden verstuurd, zijn niet toegestaan en voldoen niet aan de verplichting. Alternatieve structuur formaten die voldoen aan EU-norm EN 16931 en non-Peppol leveringskanalen zijn toegestaan, maar alleen als beide partijen vooraf een schriftelijke overenkomst hebben gesloten. Dit betekent dat bedrijven moeten zekerstellen dat hun factureringssystemen compatibel zijn met de Peppol-infrastructuur en dat ze hun facturen in het juiste formaat versturen.
A Critical Asymmetry: B2C Sellers Must Still Receive
Een veel misverstaand punt betreft bedrijven die uitsluitend aan consumenten verkopen (B2C). Hoewel deze bedrijven geen structuur digitale facturen hoeven te versturen naar particuliere klanten, moeten ze wel in staat zijn om structuur digitale facturen te ontvangen van hun bedrijfsvendors. Dit is een cruciale asymmetrie die vaak wordt over het hoofd gezien door B2C-georiënteerde MKB-bedrijven.
Het is essentieel voor B2C-bedrijven om hun systemen te configureren zodat ze structuur digitale facturen kunnen ontvangen. Dit betekent dat ze moeten investeren in compatibele software en hun medewerkers moeten opleiden om deze facturen correct te verwerken. Het negeren van deze verplichting kan leiden tot nalevingsproblemen en financiële sancties.
Exemptions Onder Artikel 44 BTW-Wetboek
Bedrijven wier activiteiten vallen onder de bepalingen van Artikel 44 BTW-Wetboek zijn niet verplicht om structuur digitale facturen te versturen of ontvangen voor degenen activiteiten. Dit artikel omvat bepaalde medische, onderwijs-, kinderopvang-, sociale en culturele activiteiten. Deze bedrieven zijn vrijgesteld van de verplichting om structuur digitale facturen te gebruiken voor hun vrijgestelde activiteiten.
Het is echter belangrijk om op te merken dat deze exempties alleen gelden voor degenen activiteiten die onder Artikel 44 vallen. Bedrijven moeten nog steeds voldoen aan de algemene verplichtingen voor andere activiteiten die niet onder deze exempties vallen. Bedrijven moeten zorgvuldig hun activiteiten beoordelen om te bepalen of ze in aanmerking komen voor deze exempties.
Emerging E-Reporting Framework
Op 18 juli 2026 keurde de Belgische federale ministeriële raad een conceptvoorstel goed dat elektronische rapportage van bepaalde factuurgegevens zou introduceren en het jaarlijks klantelijstje voor rapportage-onderworpen bedrijven zou afschaffen. Dit voorstel bevindt zich nog in een vroege wetgevende fase en moet nog worden beoordeeld door de Gegevensbeschermingsautoriteit en de Raad van State voordat definitieve regels en een implementatiedatum kunnen worden vastgesteld.
Het is belangrijk om te begrijpen dat dit voorstel momenteel alleen een concept is en geen actieve verplichting. Bedrijven moeten dit voorstel in de gaten houden, maar hoeven geen onmiddellijke actie te ondernemen. Het implementatietijdschema voor enige e-reporting-verplichtingen blijft ongedefinieerd, en bedrijven moeten wachten tot definitieve regels zijn vastgesteld voordat ze actie ondernemen.
Veelgestelde vragen
- Wat is het Peppol-netwerk?
- Peppol is een veilig inter-systeemnetwerk waar boekhoud- en facturering software systemen zijn geregistreerd om documenten veilig uit te wisselen. Het is geen website of portal.
- Wat zijn alternatieve structuur formaten?
- Alternatieve structuur formaten die voldoen aan EU-norm EN 16931 en non-Peppol leveringskanalen zijn toegestaan, maar alleen als beide partijen vooraf een schriftelijke overenkomst hebben gesloten.
- Wat zijn de bepalingen van Artikel 44 BTW-Wetboek?
- Artikel 44 BTW-Wetboek omvat bepaalde medische, onderwijs-, kinderopvang-, sociale en culturele activiteiten die vrijgesteld zijn van de verplichting om structuur digitale facturen te gebruiken.
- Wat is het conceptvoorstel voor elektronische rapportage?
- Het conceptvoorstel omvat de introductie van elektronische rapportage van bepaalde factuurgegevens en de afschaffing van het jaarlijks klantelijstje voor rapportage-onderworpen bedrijven. Dit voorstel bevindt zich nog in een vroege wetgevende fase.
- Wat is de huidige status van het e-reporting-kader?
- Het voorstel bevindt zich nog in een vroege wetgevende fase en moet nog worden beoordeeld door de Gegevensbeschermingsautoriteit en de Raad van State voordat definitieve regels en een implementatiedatum kunnen worden vastgesteld.
