Frankreichs E-Invoicing-Reform: Operative Herausforderungen für Unternehmen
Nur 18% der französischen Unternehmen sind bis zum Stichtag am 24. Juli 2026 für die obligatorische E-Invoicing-Regelung registriert. Ab dem 1. September 2026 müssen große Unternehmen und mittelgroße Unternehmen (ETI) strukturierte E-Rechnungen im Format Factur-X oder UBL ausstellen, während alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können müssen.
Das Wichtigste in Kürze
- Ab dem 1. September 2026 müssen große Unternehmen und ETIs strukturierte E-Rechnungen im Format Factur-X oder UBL ausstellen.
- Alle Unternehmen müssen ab diesem Datum in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
- Die Reform erfordert eine Anpassung der Bankabstimmungsprozesse und Dokumentenarchivierung.
- Unternehmen sollten eine vierstufige Vorbereitungscheckliste befolgen, um die Anforderungen der Reform zu erfüllen.
- Ein Toleranzrahmen für dokumentierte technische Schwierigkeiten existiert, erfordert jedoch aktive Abhilfemaßnahmen.
Kontext
Frankreichs verpflichtende B2B-E-Invoicing-Reform tritt am 1. September 2026 in Kraft, wobei große Unternehmen und mittelgroße Unternehmen (ETIs) ab diesem Zeitpunkt strukturierte E-Rechnungen im Format Factur-X oder UBL ausstellen müssen. Alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, müssen ab diesem Datum in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Diese Reform ist Teil einer breiteren Initiative zur Digitalisierung und Verbesserung der Steuercompliance in Frankreich.
Die Reform wird durch das französische Finanzministerium (Ministère de l'Économie et des Finances) umgesetzt und ist in der Verordnung Nr. 2021-1521 vom 30. November 2021 und der Anordnung Nr. 2022-1389 vom 25. November 2022 festgelegt. Die Reform zielt darauf ab, die Effizienz der Rechnungsstellung zu verbessern, Betrug zu verhindern und die Compliance mit der Mehrwertsteuer (TVA) zu gewährleisten.
Bankabstimmungsprozesse: Eine bedeutende Veränderung
Die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen wird erhebliche Auswirkungen auf die Bankabstimmungsprozesse haben. Bisherige automatisierte Abstimmungsverfahren, die auf PDF-basierten Workflows basieren, müssen neu konfiguriert oder ersetzt werden. Finance-Teams müssen sich auf die neuen Datenformate einstellen, um sicherzustellen, dass Zahlungen korrekt zugeordnet werden können.
Die neuen Anforderungen erfordern, dass Rechnungen in strukturierten Formaten wie Factur-X oder UBL übermittelt werden. Diese Formate ermöglichen eine einfachere Integration in bestehende Buchhaltungssysteme und ERP-Software, was die Automatisierung von Prozessen wie der Bankabstimmung erleichtert. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Software in der Lage ist, diese Formate nativ oder über Integrationen zu generieren.
Finanzielle Nachverfolgbarkeit und Dokumentenarchivierung
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Reform ist die finanzielle Nachverfolgbarkeit. Rechnungen müssen über zertifizierte Kanäle empfangen und archiviert werden, was die Dokumentenverwaltungs- und Audit-Trail-Praktiken verändert. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre internen Kontrollen und externen Audit-Vorbereitungen mit den neuen Anforderungen übereinstimmen.
Die Reform erfordert, dass Unternehmen ihre Rechnungen über zugelassene Plattformen (Plateformes de Dématérialisation Partenaire) oder das öffentliche Rechnungsportal (Portail Public de Facturation) empfangen und archivieren. Diese Plattformen stellen sicher, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und für Steuerzwecke nachweisbar sind.
Zahlungsverzugsrisiko: Auswirkungen auf den Cashflow
Ein weiteres Risiko, das mit der Umstellung auf E-Invoicing verbunden ist, besteht darin, dass nicht konforme oder fehlerhafte Rechnungen zu Zahlungsverzögerungen führen können. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen korrekt und rechtzeitig übermittelt werden, um diesen Risiken vorzubeugen.
Die Reform erfordert, dass Unternehmen ihre Zahlungs- und Bankabstimmungsprozesse anpassen, um die neuen Rechnungsformate zu unterstützen. Dies kann die Einführung neuer Software oder die Anpassung bestehender Systeme erfordern. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Zahlungsprozesse mit den neuen Anforderungen übereinstimmen, um Verzögerungen und Compliance-Risiken zu vermeiden.
Vierstufige Vorbereitungscheckliste
Um die Anforderungen der Reform zu erfüllen, sollten Unternehmen eine vierstufige Vorbereitungscheckliste befolgen:
Koordination mit dem Buchhaltungs- oder Finanzteam: Unternehmen sollten ihre aktuellen Rechnungsabwicklungsprozesse kartieren und Lücken im Vergleich zu den Anforderungen für strukturierte Formate identifizieren.
Validierung der Buchhaltungs- oder ERP-Software: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre bestehende Software in der Lage ist, Factur-X- oder UBL-Strukturformate nativ oder über Integrationen zu generieren.
Auswahl und Registrierung auf einer zugelassenen Plattform: Unternehmen müssen eine zugelassene Plattform (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) auswählen und registrieren oder die Nutzung des öffentlichen Rechnungsportals (Portail Public de Facturation) bestätigen.
Anpassung der digitalen Bank- und Zahlungsprozesse: Unternehmen müssen ihre digitalen Bank- und Zahlungsprozesse anpassen, um die neuen Rechnungsdatenstrukturen und Abstimmungsanforderungen zu unterstützen.
Toleranzrahmen für technische Schwierigkeiten
Ein Toleranzrahmen für dokumentierte technische Schwierigkeiten existiert, erfordert jedoch aktive Abhilfemaßnahmen. Passive Nichtcompliance qualifizieren sich nicht für diesen Rahmen, Unternehmen müssen gute-faith Vorbereitungsschritte nachweisen.
Ausblick und was zu beachten ist
Die erste Phase der Umsetzung der E-Invoicing-Reform tritt am 1. September 2026 in Kraft, wobei große Unternehmen und ETIs ab diesem Datum strukturierte E-Rechnungen ausstellen müssen. Alle Unternehmen müssen ab diesem Datum in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Die zweite Phase der Umsetzung tritt am 1. September 2027 in Kraft, wobei KMUs, Kleinstunternehmen und Selbstständige ab diesem Datum strukturierte E-Rechnungen ausstellen müssen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die Anforderungen der Reform erfüllen und ihre Prozesse entsprechend anpassen.
Häufig gestellte Fragen
- Was sind die Hauptanforderungen der E-Invoicing-Reform in Frankreich?
- Ab dem 1. September 2026 müssen große Unternehmen und ETIs strukturierte E-Rechnungen im Format Factur-X oder UBL ausstellen. Alle Unternehmen müssen ab diesem Datum in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
- Wie wirkt sich die Reform auf Bankabstimmungsprozesse aus?
- Die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen wird erhebliche Auswirkungen auf die Bankabstimmungsprozesse haben. Bisherige automatisierte Abstimmungsverfahren, die auf PDF-basierten Workflows basieren, müssen neu konfiguriert oder ersetzt werden.
- Was sind die Anforderungen an die Dokumentenarchivierung?
- Rechnungen müssen über zertifizierte Kanäle empfangen und archiviert werden, was die Dokumentenverwaltungs- und Audit-Trail-Praktiken verändert. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre internen Kontrollen und externen Audit-Vorbereitungen mit den neuen Anforderungen übereinstimmen.
- Was sind die Schritte zur Vorbereitung auf die Reform?
- Unternehmen sollten ihre aktuellen Rechnungsabwicklungsprozesse kartieren, sicherstellen, dass ihre bestehende Software in der Lage ist, Factur-X- oder UBL-Strukturformate zu generieren, eine zugelassene Plattform auswählen und registrieren oder die Nutzung des öffentlichen Rechnungsportals bestätigen, sowie ihre digitalen Bank- und Zahlungsprozesse anpassen.
- Was ist der Toleranzrahmen für technische Schwierigkeiten?
- Ein Toleranzrahmen für dokumentierte technische Schwierigkeiten existiert, erfordert jedoch aktive Abhilfemaßnahmen. Passive Nichtcompliance qualifizieren sich nicht für diesen Rahmen, Unternehmen müssen gute-faith Vorbereitungsschritte nachweisen.
