De DBNAlliance Framework: Een Gids voor U.S. B2B E-Facturering

Context

De DBNAlliance Framework is het resultaat van een gestructureerd pilootprogramma dat in 2022 werd uitgevoerd door de BPC en de Federal Reserve. Dit programma liep in drie opeenvolgende golven: april-juni, juli-september en een laatste golf later in 2022. Meer dan 80 organisaties namen deel aan het pilootproject, dat succesvol afsloot en de basis legde voor de huidige governance-structuur van DBNAlliance.

De framework volgt een vierhoekig netwerkmodel, vergelijkbaar met Europese implementaties zoals Peppol. Een zendende ERP- of bedrijfssystemen is verbonden met een access point service provider, die communiceert via AS2 of AS4-protocollen met een ontvangende access point. Deze ontvangende access point levert de factuur vervolgens af aan het systeem van de koper. Dit ontwerp stelt bedrijven in staat om facturen uit te wisselen tussen anders onverenigbare ERP-platformen zonder dat directe bilaterale integraties nodig zijn.

Technische Architectuur

De technische architectuur van de DBNAlliance Framework omvat:

• Access Point Service Providers: Deze dienen als interoperabiliteitslaag en moeten voldoen aan de governance-regels van DBNAlliance.
• Communicatieprotocollen: AS2 en AS4 worden gebruikt voor de uitwisseling van facturen tussen access points.
• Data Standaarden: Elektronische facturen die worden uitgewisseld via de framework moeten voldoen aan het OASIS UBL 2.X-formaat. Verplichte gegevenselementen omvatten leverancier- en klantgegevens, verzendinformatie, betaalinstructies, kosten, kortingen, belastingen en artikelbeschrijvingen.

Historische Ontwikkelingen

E-factureringsverplichtingen in de VS gaan terug tot voordat DBNAlliance werd opgericht. Het Departement van Defensie voerde in 2014 een e-factureringsverplichting in, waarbij leveranciers verplicht werden elektronische facturen in te dienen. California volgde in 2018 met een e-factureringsverplichting via het Cal eProcure-platform voor staatscontracten. Deze eerdere verplichtingen waren echter beperkt tot specifieke sectoren of jurisdicties. De DBNAlliance Framework is de eerste cross-sectorale, netwerkgebaseerde infrastructuur voor B2B-facturering in de VS.

Wat is veranderd?

De invoering van de DBNAlliance Framework heeft verschillende veranderingen gebracht in de manier waarop e-facturering in de VS wordt gehandhaafd.

Standaardisering

Een van de belangrijkste veranderingen is de standaardisering van het e-factureringsproces. Door het gebruik van het OASIS UBL 2.X-formaat en verplichte gegevenselementen wordt de uitwisseling van facturen tussen verschillende ERP-systemen vereenvoudigd. Dit elimineert de behoefte aan bilaterale integraties en vermindert de complexiteit van het e-factureringsproces.

Interoperabiliteit

De framework bevordert interoperabiliteit door het gebruik van access point service providers. Deze providers dienen als een intermediair tussen de zendende en ontvangende systemen, wat het mogelijk maakt om facturen uit te wisselen tussen anders onverenigbare ERP-platformen.

Compliance

De DBNAlliance Framework stelt specifieke vereisten voor access point service providers. Deze moeten voldoen aan de governance-regels van DBNAlliance om deel te nemen aan het netwerk. Dit zorgt voor een consistent en betrouwbaar systeem voor de uitwisseling van e-facturen.

Implicaties voor bedrijven

De DBNAlliance Framework heeft verschillende implicaties voor bedrijven die actief zijn in de VS.

Implementatie

Bedrijven moeten hun huidige ERP- of bedrijfssystemen aanpassen om compatibel te zijn met de DBNAlliance Framework. Dit omvat het gebruik van OASIS UBL 2.X-formaat voor elektronische facturen en het voldoen aan de verplichte gegevenselementen.

Integratie

Bedrijven moeten ook hun systemen integreren met een access point service provider die voldoet aan de governance-regels van DBNAlliance. Dit stelt hen in staat om deel te nemen aan het netwerk en facturen uit te wisselen met andere bedrijven.

Compliance

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun facturen voldoen aan de vereisten van DBNAlliance. Dit omvat het correct invullen van alle verplichte gegevenselementen en het gebruik van het juiste formaat voor elektronische facturen.

Uitkijk

De DBNAlliance Framework is momenteel operationeel, maar de adoptiegraad en eventuele bredere inroltijdlijn zijn niet bevestigd. Bedrijven moeten op de hoogte blijven van eventuele regelgeving en updates om hun systemen te laten voldoen aan de vereisten.

Toekomstige Ontwikkelingen

Toekomstige ontwikkelingen in de DBNAlliance Framework kunnen omvatten:

• Verplichte Adoptie: Er kunnen verplichtingen komen voor bedrijven om deel te nemen aan de framework, vergelijkbaar met eerdere sector- of jurisdictie-specifieke verplichtingen.
• Uitbreiding: De framework kan worden uitgebreid naar andere sectoren of jurisdicties, wat de adoptiegraad zal vergroten.
• Technische Verbeteringen: Er kunnen technische verbeteringen worden doorgevoerd om de uitwisseling van facturen verder te verstrekken en de interoperabiliteit te vergroten.

Wat te Volgen

Bedrijven moeten het volgende in de gaten houden:

• Regelgeving en Updates: Houd de regelgeving en updates met betrekking tot de DBNAlliance Framework in de gaten.
• Technische Ontwikkelingen: Volg technische ontwikkelingen die de uitwisseling van facturen kunnen verstrekken.
• Adoptiegraad: Monitor de adoptiegraad van de framework en eventuele verplichtingen voor deelname.